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Un formulario es una planilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres, una solicitud de subvenciones, etc.

Mucha gente lo que hace es poner el nombre de los campos y dejar un hueco en blanco, puntos suspensivos o una línea hecha con guiones bajos para marcar el espacio que hay que rellenar, pero esto no asegura una homogeneidad en el formato ya que pueden ser editados y modificados por quienes los reciben.

Existen otras herramientas mejores para hacer formularios, como Adobe LiveCycle Designer o el reciente InfoPath (nuevo desde Office 2003) que además permiten recopilar los datos de los formularios. De hecho esta función aparece como “herramientas heredadas” en Office 2007 en clara muestra de la intención de potenciar InfoPath frente a Word. No obstante, creo que sigue siendo bastante útil cuando el número de formularios que se distribuyen es pequeño o, por señalar un ejemplo concreto, en el Consejo Provincial de la Juventud de Valladolid lo empleamos para crear los formularios de las solicitudes de subvenciónes a la Diputación y distribuirlos entre las entidades miembro para que la presentación de las mismas sea homogéneo y no falte ninguna información necesaria para su concesión como en ocasiones ha ocurrido.

Aunque el tutorial es para Office, OpenOffice incluye las mismas herramientas y su uso es muy similar.

El tutorial está realizado con Word 2003, pero os indico donde podéis encontrar estas herramientas en Word 2007:

Pulsamos “Botón de Office” y después en “Opciones de Word”

En “Opciones principales para trabajar con Word“, activamos “Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones” (pulsar imagen para ampliar)

Se nos abrirá una nueva pestaña en Word. En ella, al pulsar sobre el icono de “Herramientas heredadas” se nos desplegará un menú en que encontraremos las herramientas de formularios (Formularios heredados) que usaremos en este tutorial.

CREACIÓN DE FORMULARIOS CON WORD. Para ampliar las imágenes, pulsar sobre ellas.

uno. creamos un documento nuevo de Word.

dos. sobre el espacio gris que queda a la derecha de las barras de herramientas, hacer clic con el botón derecho del ratón, se desplegará un menú con las barras de herramientas que ofrece Microsoft Office 2003^® (f.01) y escogemos “formularios”. Saldrá una barra flotante de herramientas que anclaremos en la parte superior simplemente arrastrándola. (f.02 y f.03)

(f.01)

(f.02)

(f.03)

tres. ahora colocaremos un encabezado y un pie de página. Vamos a ver/encabezado y pie de página. (f.04) En el ejemplo hemos pegado en el encabezado una imagen con el anagrama del CPJV. Conviene dejar dentro del cuadro del encabezado un espacio (f.05) para que a la hora de escribir texto, éste no quede muy pegado al primero. Con la barra de desplazamiento vertical iremos a la parte inferior del documento y rellenaremos el cuadro de pie de página. (f.06)

(f.04)

(f.05)

(f.06)

cuatro. empezamos a rellenar el documento, conviene poner un párrafo inicial con información sobre el formulario (f.07).

(f.07)

cinco. empezamos a introducir los campos en los que se debe introducir la información. En el ejemplo se escribe “asociación” y a continuación pulsamos sobre “campo con texto” de la barra de herramientas formulario que anteriormente habíamos abierto (f.08). Aparecerá un sombreado gris que indica el espacio donde se ha de introducir dicha información a quien reciba el documento.

(f.08)

seis. ahora configuraremos las características de dicho campo. Para ello le seleccionamos, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el y seleccionamos propiedades del menú contextual (f.09), abriéndose un cuadro de diálogo (f.10)

(f.09)

(f.10)

siete. en tipo escogeremos qué tipo de contenido deberá ir en ese campo (texto normal, número, fecha, fecha actual, hora actual o cálculo) (f.11) En texto predeterminado podemos introducir un texto si queremos que salga por defecto. En largo máximo introduciremos el nº máx de caracteres, en nuestro caso 20. (f.12).

(f.11)

(f.12)

ocho. en formato de texto podemos introducir cómo queramos que salga el texto independientemente de cómo lo introduzca el usuario (mayúsculas, minúsculas, primera mayúscula, formato de título o “nada”) (f.13)

(f.13)

nueve. si pulsamos sobre agregar ayuda podemos introducir un texto de ayuda para facilitar al destinatario rellenar el campo activo, ya sea saliendo dicho texto de ayuda en la barra de estado o mediante un cuadro de diálogo pulsando F1 (f.14)

(f.14)

diez. queremos saber el nº de registro, por lo que añadimos otro campo de texto (f.15) (repetir pasos cinco a nueve), pero en esta ocasión el tipo de texto a introducir será número y limitaremos el largo máximo a 3. En formato del texto escogeremos “0”.

(f.15)

once. ahora queremos saber la localidad (f.16), pero esta vez introduciremos una lista. Las listas se usan cuando existe un numero limitado y no muy extenso de contenidos que pueden ir en un campo. Pulsamos sobre el botón campo de form. con lista (f.17) de la barra e herramientas de formulario. De nuevo saldrá un campo gris y de nuevo deberemos escoger propiedades del menú contextual obtenido al pulsar con el botón derecho del ratón sobre dicho campo.

(f.16)

(f.17)

doce. saldrá un nuevo cuadro de diálogo (f.18), en elemento de la lista introduciremos los datos que deban ir en el campo que estamos, en nuestro caso el nombre de las localidades donde hay asociaciones miembro del CPJV.

(f.18)

trece. cada vez que escribamos un elemento, pulsaremos en agregar (f.19) Observamos que podemos mover los elementos introducidos hacia arriba o hacia abajo para ordenarles. Nosotros colocaremos el nombre de los pueblos por orden alfabético. Al acabar con la lista veremos que en el campo sale por defecto el primer elemento de la lista, en nuestro caso Cogeces del Monte (f.20).

(f.19)

(f.20)

catorce. ahora colocaremos otro campo para saber la provincia de cada asociación (repetir pasos cinco a nueve). Dado que todas las asociaciones son de Valladolid, en texto predeterminado, pondremos Valladolid, saliendo por defecto en el formulario de modo que no haya que escribir nada en él, pero con la posibilidad de cambiarlo si hubiese algún caso excepcional de alguna asociación de otra provincia (f.21)

(f.21)

quince. ahora introduciremos cuadros de verificación seleccionando esta opción de la barra de herramientas de formulario (f.22). Estas casillas al pulsar sobre ellas se marca una cruz, siendo muy prácticas para rellenar formularios tipo test. (f.23)

(f.22)

(f.23)

dieciseis. Ahora protegeremos el documento para que sólo se pueda modificar los campos creados. NO funciona ningún campo hasta que no se protege el documento. Vamos a herramientas/proteger documento, saliendo el panel de tareas de Office a la derecha (f.24). Marcamos admitir sólo este tipo de edición en el documento y escogemos rellenar formularios. Después pulsamos sí, comenzar a respetar la protección, nos pedirá una contraseña y guardamos.